お悔やみメールを送る判断基準や例文を徹底紹介！注意点も解説

お悔やみメールとは、メールで弔意を伝えることです。本来、お悔やみの言葉は直接または弔電で伝えるのがマナーです。しかし、突然の訃報に際して、メールを活用される方も増えています。

訃報連絡がご遺族からメールで届いた場合、返信はメールでするのが一般的です。お悔やみメールを送ることはマナー違反ではありませんが、弔事に相応しい文章表現を心がけ、失礼のないよう気を配る必要があります。

お悔やみメールを送る判断基準は、相手との関係性にあります。 訃報を受け取った状況によって判断することも大切です。お悔やみメールを送る判断基準について解説します。

2-1.相手との関係性

相手との関係性が深く、親密度が高い場合は、お悔やみメールを送っても失礼にあたらない可能性が高くなります。

反対に、上司や取引先など目上の方に対して、お悔やみメールで弔意を伝えると、相手は不快感を覚えてしまうかもしれません。 相手との関係性や窺える状況を考慮して、判断するようにしましょう。

2-2.訃報を受け取った状況

訃報を受け取った状況的に、すぐに弔電などをするのが難しい場合は、取り急ぎメールでお悔やみの言葉を述べるのも手段のひとつです。

また、近年は訃報連絡自体がメールでおこなわれることも珍しくありません。 訃報連絡がメールで届いた場合は、メールで返信しお悔やみの言葉を述べるようにしましょう。

お悔やみメールを送るときは、例文を参考にすると円滑に文章を考案しやすくなります。メールの文章表現は、送る相手によって調整するようにしましょう。 お悔やみメールの例文を宛先別に解説します。

3-1.親族宛て

親族宛てのお悔やみメールの例文は、以下のとおりです。「件名：お悔やみ申し上げます（○○より） 本文：この度は、心からお悔やみを申し上げます。

〇〇（故人様のお名前）さんには生前とてもお世話になりました。 突然の訃報に言葉もありません。

〇〇さんのご冥福を心よりお祈りしております。 しばらくはご多忙かと思いますが、お身体に気をつけてください。 なお、ご返信のお気遣いは無用です」

親族に対しては近しい関係性であっても、フォーマルな口調で丁重に弔意を示すようにしましょう。

3-2.友人宛て

友人宛てのお悔やみメールの例文は、以下のとおりです。「件名：お悔やみ申し上げます（〇〇より）

本文：この度は、心からお悔やみを申し上げます。 突然の訃報に言葉もありません。〇〇（故人様のお名前）様には生前とてもお世話になりました。 落ち着いた頃に、改めてご焼香に伺います。 何か力になれることがあったら、いつでも連絡してくださいね。

〇〇様のご冥福を心よりお祈りしております。 なお、メールの返信は不要です」友人に対しては丁寧に弔意を示したうえで、何か力になれることがあれば伝えてほしい旨を表現しましょう。

3-3.上司宛て

上司宛てのお悔やみメールの例文は、以下のとおりです。「件名：お悔やみ申し上げます（〇〇部の〇〇より） 本文：〇〇（故人様のお名前）様のご逝去に際し、謹んでお悔やみ申し上げます。 本来ならば弔問に伺うべきところですが、略儀ながらメールにて失礼いたします。

〇〇様の安らかなご永眠をお祈りいたします。 仕事はお気になさらず、どうぞ私たちにお任せください。 何かお手伝いできることがありましたら、いつでもご連絡ください。なお、ご多忙かと思いますので、ご返信には及びません」

上司に対しては部下として仕事のことについても触れ、相手の負担を軽減できるよう心がけましょう。

3-4.同僚宛て

同僚宛てのお悔やみメールの例文は、以下のとおりです。「件名：〇〇です。お悔やみ申し上げます。 本文：〇〇（故人様のお名前）様のご逝去を悼み、心からお悔やみを申し上げます。 突然のことで、大変驚いています。 何か私にできることがあれば、遠慮なくお声がけください。

仕事のことは気にせず、私たちにお任せくださいね。 〇〇様のご冥福を、心よりお祈り申し上げます。 なお、このメールの返信は不要です」

同僚であってもお悔やみの言葉は丁重に述べ、仕事の不安を軽減できるよう安心してもらえるような言葉を添えましょう。

3-5.部下宛て

部下宛てのお悔やみメールの例文は、以下のとおりです。「件名：お悔やみ申し上げます（〇〇より）

本文：この度は〇〇（故人様のお名前）様の突然の訃報に驚いております。 略儀ながらメールにて、ご逝去を悼み、心からお悔やみ申し上げます。

大変な時だと思いますが、仕事のことは気にせず、休んでください。 〇〇様が安らかに永眠されますよう、ご冥福を心からお祈り申し上げます。 なお、返信は不要です」部下に対しては、略儀であることについて触れ、仕事のことは気にしなくていいと伝えるようにしましょう。

3-6.取引先宛て

取引先宛てのお悔やみメールの例文は、以下のとおりです。「件名：お悔やみ申し上げます（〇〇株式会社〇〇） 本文：〇〇株式会社〇〇様、いつもお世話になっております。 ご身内にご不幸がおありだったと伺い、大変驚いています。

〇〇（故人様のお名前）様のご逝去を悼み、謹んでお悔やみ申し上げます。 本来ならば弔問に伺うべきところ、略儀ながらメールにて失礼いたします。

心から哀悼の意を表します。なお、このメールへの返信のお気遣いには及びません」

取引先に対しては件名に自分の所属部署や名前を明記し、いつもお世話になっている旨の挨拶、最後には返信不要であることも丁寧にお伝えしましょう。

お悔やみメールを送るときの注意点は、件名や文章は短く簡潔にすることです。弔事に不適切な言葉を使わないようにすることも重要です。 お悔やみメールを送るときの注意点を解説します。

4-1.件名や文章は短く簡潔にする

ご遺族は慌ただしい中、何通ものお悔やみメールを確認しなくてはなりません。 お悔やみメールの件名や文章は短く簡潔にし、ご遺族に負担をかけずに弔意を示せるよう意識することが大切です。

4-2.弔事に不適切な言葉を使わない

お悔やみメールのマナーは、基本的に弔事の挨拶などに関するマナーと同じです。

忌み言葉や重ね言葉を使わず、丁寧でフォーマルな文章表現を心がけましょう。

お悔やみメールはマナー違反ではなく、ご遺族の負担を軽減する意味合いでも活用されています。状況的にすぐに弔電するのが難しい場合や、訃報連絡がメールで届いた場合などは、メールを活用してお悔やみの言葉を送りましょう。

ただし、お悔やみメールはあくまで略式であり、相手との関係性や状況によっては、失礼にあたることがあります。お悔やみメールで弔意を伝えるときは、マナーに一層気を配り、ご遺族に配慮することが大切です。